Automatisierung nach Maß
Wir automatisieren Abläufe, die sich bei Ihnen ständig wiederholen.
Was wir machen
Ihre Prozesse, automatisiert
Wir übernehmen, was bei Ihnen immer gleich abläuft. Wo kein fertiges Werkzeug passt, bauen wir eines nach Maß.
Wir fangen mit einem Ablauf an. Sie entscheiden, wie es weitergeht.
Das übernehmen wir
- Vorgänge annehmen und an die richtige Stelle weiterreichen
- Angaben zwischen Ihren Programmen übertragen
- Dokumente, Angebote und Antworten vorbereiten
- Termine, Fristen und offene Vorgänge im Blick behalten
Das bleibt bei Ihnen
- Die Entscheidung, was ohne Sie nach außen geht
- Ihre Programme und Ihre Daten
- Der Kontakt zu Ihren Kunden
- Das Wissen, wie Ihr Betrieb wirklich arbeitet
Leistungen
Analyse · Bau · Betrieb
Jeder Schritt wird sorgfältig geprüft. Wir setzen dort an, wo die größte Effizienzsteigerung möglich ist.
Prozess-Analyse
Wir nehmen die Prozesse auf, die sich bei Ihnen jede Woche wiederholen, und prüfen, wie eine sinnvolle Automatisierung aussehen kann.
- Am Ende: eine Reihenfolge, die sagt, womit wir anfangen und warum
- Von Ihnen: die Leute, die den Ablauf täglich machen
- Woran Sie es merken: Sie sehen, wie oft ein Handgriff wirklich anfällt
KI- und Prozessautomatisierung
Ein Agent nimmt Ihnen wiederkehrende Handgriffe ab und reicht den Vorgang zwischen Ihren Programmen weiter. Sie entscheiden, was ohne Sie nach außen geht.
- aus einer E-Mail-Anfrage wird ein fertiges Angebot
- die Rechnung entsteht direkt aus dem Vorgang
- aus einer hingesprochenen Notiz wird ein Vorgang mit Frist
KI-Integrationen
KI liest und schreibt dort mit, wo bei Ihnen Sprache und Dokumente anfallen.
- ein Dokument schreibt sich aus Ihren Daten
- eine eingehende Anfrage findet ihren Vorgang von selbst
- aus einem langen Schriftwechsel wird eine Zusammenfassung
Websites
Eine Website, die an Ihrem Ablauf hängt und Vorgänge auslöst.
- Buchungstools, die Termine direkt in Ihren Kalender schreiben
- Kampagnenseiten für eine Aktion, schnell online und wieder offline
- Formulare, aus denen direkt ein Vorgang entsteht
Laufende Betreuung
Automatisierung altert. Wir halten sie am Laufen, wenn sich um sie herum etwas ändert.
- ein stillstehender Ablauf meldet sich, bevor jemand ihn vermisst
- ändert ein Anbieter sein Formular, ziehen wir nach
- steht der nächste Ablauf an, fangen wir wieder vorn an
Sie wissen nicht genau, was auf Sie zutrifft? Das klären wir zuerst.
Für wen
Sind Sie hier richtig?
Unternehmen jeder Größe
Ob sich Automatisierung lohnt, hängt am Ablauf und nicht an der Mitarbeiterzahl.
Wiederkehrende Abläufe
Es lohnt sich dort, wo dieselben Handgriffe ständig anfallen. Bei Einzelfällen selten.
Programme ohne Übergang
Die Angaben stehen in mehreren Systemen, und dazwischen tippt sie jemand ab.
Unser aktueller Fokus
Sartio entwickelt sich stetig weiter. Aktuell konzentrieren wir uns auf folgende Bereiche:
- Finanz- und Versicherungsvertrieb
- Automatisierte Immobilienverwaltung
Schildern Sie uns Ihren Arbeitsablauf, egal aus welchem Bereich.
Arbeitsweise
Vom Erstgespräch zur Betreuung
Fünf Phasen. Nach jeder entscheiden Sie, ob Sie die nächste mit uns gehen.
Kostenloses Erstgespräch
Sie schildern Ihren Arbeitsalltag und die Abläufe, die Zeit kosten. Wir fragen nach.
Prozess-Analyse
Wir sagen Ihnen, welche Automatisierung sich für Sie lohnt und womit wir anfangen.
Bauphase I
Hier entsteht Ihre Automatisierung, in ständiger Abstimmung und nach Ihren Wünschen.
Bauphase II
Der Pilot läuft bei Ihnen. Ist das Produkt schon fertig, ist es ein Probelauf. Was an der Funktion noch fehlt, kommt hier hinein.
Betreuung
Das Produkt ist fertig und läuft. Ändert sich etwas drumherum, ziehen wir nach. Erweiterungen sind ein neues Projekt.
Vorher und nachher
Zweimal derselbe Vorgang
Ein erfundener Fall: eine Mandatsanfrage in einer Kanzlei, in fünf Schritten. Bei Ihnen heißt es anders, die Schritte kennen Sie trotzdem.
Mandatsanfrage
Von Hand
Jemand liest die Mail und legt den Kontakt von Hand in der Kanzleisoftware an.
Automatisiert
Die Automatisierung liest die Anfrage aus. Kontakt, Anliegen und Rechtsgebiet stehen im Vorgang.
Konfliktprüfung
Von Hand
Jemand sucht die Gegenseite im Bestand und hofft, nichts zu übersehen.
Automatisiert
Jeder neue Name läuft gegen den Bestand. Ein Treffer landet auf Ihrem Tisch.
Vollmacht und Vertrag
Von Hand
Jemand öffnet das letzte Dokument, überschreibt die Namen und prüft die Zahlen.
Automatisiert
Beide Dokumente entstehen aus dem Vorgang, in Ihrer Vorlage und Ihrem Wortlaut.
Fristen eintragen
Von Hand
Jemand tippt die Frist von Hand in den Kalender. Die Vorfrist vergisst man leicht.
Automatisiert
Frist und Vorfrist stehen im Kalender, sobald das Mandat angelegt ist.
Ihre Freigabe
Von Hand
Mal schaut jemand drüber, mal drängt die Zeit.
Automatisiert
Sie legen fest, was ohne Sie rausgeht und was jemand vorher ansieht.
Erkennen Sie Ihren Alltag unter „Von Hand“? Dann haben Sie Ihr Thema für das Erstgespräch.
Kostenloses ErstgesprächPraxisbeispiele
Zwei Beispielprojekte
Im Bau
Termin-Agent
Ein selbständiger Finanzberater. Der Termin selbst kostet ihn wenig Zeit, die Nacharbeit umso mehr. Notizen liegen über mehrere Werkzeuge verteilt, der Überblick hängt an einer Person. Seine Bedingung war klar: keine neue Pflegearbeit.
Eingesprochen
Nach dem Termin spricht er in sein Telefon. Es läuft über einen einzigen Messenger, und den geben wir vor. Getippt geht es genauso, eine Eingabemaske füllt er nie.
Im Zweifel Rückfrage
Ist die Aufnahme oder die Zuordnung nicht eindeutig, legt das System seinen Vorschlag vor, bevor es etwas einträgt. Ein Ja, ein Nein oder eine Korrektur genügt.
Akte mit Herkunft
Was er erzählt, landet als Eintrag in der Kundenakte. Jeder Eintrag zeigt, woher er stammt: aus dem Gesprochenen, aus einer Mail, aus einem Dokument. Fragt er später nach, antwortet das System nur mit Beleg.
Aufgaben und Fristen
Aus dem, was er anspricht, werden Aufgaben, sortiert nach wichtig und dringend. Wichtig, aber nicht eilig, und kein Termin genannt? Dann setzt das System einen und sagt es ihm sofort. Sagt er, wann ein Vertrag ausläuft, steht der Stichtag mit Vorlauf vorgemerkt.
Briefing am Morgen
Hat er abends Termine angesagt, entsteht zum nächsten Morgen ein Briefing als PDF. Es zeigt diese Termine, den Stand je Kunde und die offenen Aufgaben. Jeder Fakt darin nennt seine Herkunft.
Entwurf zur Freigabe
Kündigt er eine Nachricht an den Kunden an, entsteht ein Mail-Entwurf aus den Fakten der Akte. Findet eine Zahl darin keinen Beleg, schreibt das System den Entwurf nicht. Den Sendeknopf drückt er selbst.
Was dabei herauskommt
Eine fortgeschriebene Kundenakte, Aufgaben mit Vorlauf und ein Briefing zum nächsten Morgen. Nachlesen kann er alles im Portal.
Im Bau
Automatisierte Hausverwaltung
Ein Eigentümer verwaltet acht Wohneinheiten selbst, mit Tabellen und Aktenordnern. Bei einer Prüfung fällt auf: Die Mieteingänge stimmen nicht. Manche zahlen zu viel, bei anderen fehlt etwas. Der Grund liegt in den Verträgen. Jeder ist ein wenig anders, und niemand hält Soll und Ist systematisch gegeneinander.
Die eigene Tabelle
Der Eigentümer übernimmt Wohnungen und Mietverhältnisse aus seiner Tabelle. Ein zweiter Import ergänzt die vorhandenen Zeilen. Ein leeres Feld darin löscht nichts.
Auffällige Klauseln
Speichert der Eigentümer einen Mietvertrag, sieht das Portal Kaution, Kündigungsfrist, Fläche und Betriebskostenklauseln durch. Es markiert Klauseln zum Nachprüfen und eine IBAN, deren Prüfziffer nicht aufgeht. Der Vertrag lässt sich trotzdem speichern, samt der offenen Punkte.
Fristen ohne Eingabe
Heizungsprüfung, Schornsteinfeger, Blitzschutz und die Abrechnungsfrist stehen im Kalender, sobald die Angaben dazu im Portal stehen. Niemand trägt sie ein. Fehlt eine Angabe, benennt das Portal die Pflicht, die daran hängt.
Der Vorlauf
Die Erinnerung entsteht schon vor dem Fälligkeitstag. Der Eigentümer sieht sie als vorbereiteten Auftrag an den zuständigen Betrieb. Das Portal verschickt nichts.
Quadratmeter und Miettage
Die Kosten verteilt das Portal nach tatsächlicher Wohnfläche und nach den Tagen, die ein Vertrag lief. Was auf keinen Mieter entfällt, steht als eigene Zeile beim Eigentümer.
Abweichende Eingänge
Zahlungen bucht der Eigentümer selbst ein oder lädt seinen Kontoauszug als Datei hoch. Weicht der Eingang in zwei Perioden vom Soll ab, meldet das Portal es. Jeder gemeldete Betrag nennt den Ort, an dem er steht.
Was dabei herauskommt
Eine Aufgabenliste aus Fristen und offenen Punkten, daneben die Zusammenstellung für die Abrechnung.
Die Oberfläche dazu
Zum zweiten Fall gehört die Oberfläche, und die haben wir mitgebaut.
- Ein anklickbarer Entwurf mit zehn Ansichten, bevor wir die erste Zeile programmiert haben
- Tastaturbedienung, sichtbare Fokusmarkierung und geprüfte Kontraste von Anfang an
- Kein Status hängt allein an einer Farbe
„Alles in Ordnung“ bekommt keine Farbe. Nur die Abweichung spricht.
Der Prüfmaßstab: Wer in Graustufen nicht binnen drei Sekunden sieht, wo das Problem liegt, muss nachbessern.
- Erste Fassung
- Alles farbig, nichts sticht hervor.
- Gesetzte Fassung
- Eine Zeile spricht, der Rest ist ruhig.
Über uns
Die Gründer
Julian Greiß, Nico Ksinzik und Justus Riedel führen Sartio zu dritt.
- Julian GreißGründer
- Nico KsinzikGründer
- Justus RiedelGründer
Der Name kommt von sarto, dem Schneider: erst Maß nehmen, dann zuschneiden.
Maß nehmen heißt bei uns Erstgespräch.
Der Film
Der Agent im Alltag
Fünf Stationen, sechzig Sekunden.
Bildbeschreibung
Erste Hälfte, der Alltag. Ein Papierstapel wächst, aus einem Bildschirm quellen Zettel. Zwei Figuren sitzen am Besprechungstisch, eine Uhr läuft, eine Klemmbrettliste wird länger. Ein türkises Maßband zieht sich als Linie durch alle Bilder. Eingeblendet stehen fünf Zeilen: „Jede Woche dieselben Handgriffe“, „Der Posteingang läuft über“, „Und der nächste Termin wartet schon“, „Alles dauert länger als es müsste“, „Und die To-do-Liste wird nur länger“.
Dann tritt eine gezeichnete Figur auf: rund, dunkel, mit runder Brille, einem Maßband als Schal und einer großen Nähnadel. Dazu steht „Hier übernimmt euer Agent“. Von der Figur laufen leuchtende Fäden zu fünf schwebenden Stationen: Papierstapel, Bildschirm, Besprechungstisch, Uhr, Klemmbrett. Die Zeile dazu heißt „Ein System, das alles verbindet“.
Zweite Hälfte, dieselben Stationen in Ordnung. Der Stapel löst sich auf, die Briefe stellen sich in eine Reihe. Am Besprechungstisch liegt ein Dokument bereit, auf dem Klemmbrett stehen türkise Haken. Die Zeilen dazu lauten „Der Agent arbeitet den Stapel ab“, „Der Posteingang ist aufgeräumt“, „Das Briefing liegt bereit“ und „Pünktlich, erledigt, abgehakt“. Danach zeigt ein Smartphone einen Nachrichtenverlauf aus leeren Blasen, die unterste türkis, mit der Zeile „Auf dem Messenger eurer Wahl“. Zum Schluss liegen die fünf Stationen im Kreis um die Figur, verbunden durch leuchtende Fäden. Dazu steht „Alles läuft über euren Agenten“. Es folgt eine Tafel „Alles läuft über Sartio“, dann die Wortmarke mit „Automatisierung nach Maß“ und der Adresse sartio.de.
Fragen
Was noch offen ist
Was kostet eine Automatisierung?
Zwei Posten: die Einrichtung einmal, der Betrieb monatlich. Was die Einrichtung kostet, hängt daran, wie viel Ablauf an ihr hängt. Im Erstgespräch klären wir den Umfang, danach bekommen Sie ein Angebot. Den Preis kennen Sie, bevor Sie zusagen.
Müssen wir dafür unsere Programme austauschen?
Wir fangen bei den Programmen an, mit denen Sie schon arbeiten. Ein Agent sitzt zwischen Ihren Programmen, nimmt Vorgänge an und reicht sie weiter. Wie weit er ohne Sie geht, entscheiden Sie. Ein Wechsel steht nur an, wenn ein Programm keine Schnittstelle anbietet. Dann wird es aufwendig. Das sagen wir Ihnen früh.
Was passiert, wenn die Automatisierung einen Fehler macht?
Sie entscheiden, was ohne Sie nach außen geht. Wo jemand draufschauen soll, bleibt der Entwurf liegen. Bricht ein Schritt ab, landet der Vorgang wieder auf Ihrem Tisch. Wir bekommen dieselbe Meldung.
Verlieren dadurch Mitarbeiter ihre Arbeit?
Wir automatisieren Handgriffe, keine Stellen. Die frei gewordene Zeit gehört Ihnen, etwa für Arbeit, die sonst liegen bleibt.
Was passiert mit dem Gebauten, wenn wir nicht weitermachen?
Sie bezahlen die Einrichtung einmal, den Betrieb monatlich. Solange der Betrieb läuft, betreuen wir den Ablauf. Endet der Betrieb, endet der Ablauf. Das Produkt dahinter bleibt bei uns, Sie bezahlen die Nutzung.
Zusagen
Unsere Zusagen
Referenzen haben wir noch nicht. Messen Sie uns an diesen Zusagen.
Wir prüfen die Datenlage, bevor wir bauen
Wir arbeiten nach DSGVO und EU-KI-Verordnung. Welcher Dienst welche Daten verarbeitet, erfahren Sie vorher. Was rechtlich offen bleibt, benennen wir.
Wir sind fertig, wenn es läuft
Unser Auftrag endet, wenn es läuft, nicht wenn wir übergeben haben. Bis dahin bleibt der Ablauf unsere Sache.
Was nicht läuft wie bestellt, bringen wir kostenlos in Ordnung
Ein Mangel kostet Sie nichts. Eine Erweiterung ist ein neues Projekt.
Das Erstgespräch kostet nichts. Vor jedem weiteren Schritt bekommen Sie ein Angebot.
Erstgespräch
Ihr erster Ablauf
Wir fragen nach, wer den Ablauf anfasst und wo er stockt, und sagen Ihnen danach, was wir davon halten.
Wir melden uns bei Ihnen.